Amb el pas del temps, les bústies de correu electrònic es van omplint sense que ens n’adonem. Això sol provocar missatges de “espai insuficient”, problemes per rebre nous e-mails o fins i tot la necessitat d’ampliar el pla de hosting.

La bona notícia és que, en molts casos, no cal contractar més espai. Una simple neteja de correus antics i fitxers adjunts pot alliberar diversos gigabytes en pocs minuts.

En aquesta guia veurem com netejar una bústia de correu des dels principals proveïdors i panells utilitzats a Espanya.

Què és el que realment ocupa espai?

Moltes persones pensen que el problema són els e-mails normals, però en realitat el que més espai consumeix solen ser:

• Fitxers PDF adjunts
• Fotografies enviades o rebudes
• Pressupostos o documents escanejats
• Vídeos enviats per correu
• Correus duplicats a la carpeta “Enviats”

Un detall important: quan enviem un e-mail amb adjunts, normalment també queda guardada una còpia completa a la carpeta Enviats. És a dir, el fitxer ocupa espai dues vegades.

Per això, per alliberar espai de veritat, convé revisar tant la safata d’entrada com la carpeta d’enviats.

Com netejar espai des de Webmail

Molts hostings utilitzen accessos tipus /webmail, per exemple:

elteudomini.com/webmail

Des d’allà podrà accedir amb la seva adreça de correu i contrasenya.

Un cop dins:

• Ordeni els correus per mida
• Busqui missatges amb fitxers adjunts
• Elimini correus antics amb PDFs o imatges pesades
• Revisi també la carpeta “Enviats”
• Buidi la paperera en acabar

Si utilitza Roundcube, una de les plataformes més comunes, pot fer servir la cerca avançada per trobar correus amb adjunts grans de manera molt ràpida.

Gmail

A Gmail existeix una manera molt pràctica de trobar correus pesats.

Al cercador superior pot escriure:

has:attachment larger:10M

Això mostrarà tots els correus amb adjunts de més de 10 MB.

També pot provar:

• older_than:2y → correus de més de 2 anys
• from: → correus d’un remitent específic
• has:attachment → tots els correus amb adjunts

Recordi revisar la carpeta Enviats i després buidar la paperera per alliberar l’espai definitivament.

Outlook / Hotmail

A Outlook també és possible ordenar els correus per mida.

Des de la safata d’entrada:

• Anar a “Filtrar”
• Seleccionar “Ordenar per mida”
• Eliminar correus pesats o antics

Igual que en altres serveis, convé revisar:

• Enviats
• Paperera
• Correu brossa

Moltes vegades aquestes carpetes acumulen anys de fitxers innecessaris.

Apple Mail / iCloud

A iCloud Mail també és recomanable buscar correus amb adjunts grans i revisar especialment les carpetes d’enviats.

Les fotografies enviades des d’iPhone solen ocupar força espai, especialment quan s’adjunten imatges en alta qualitat directament des del mòbil.

Cada quant convé fer neteja?

Per a un ús normal, acostuma a ser suficient fer una neteja cada 6 o 12 mesos.

En empreses que treballen amb molts pressupostos, plànols, PDFs o fotografies, pot ser recomanable fer-ho amb més freqüència.

Cal ampliar el hosting?

En alguns casos sí, especialment si diverses persones utilitzen el correu de manera intensiva. Tot i això, moltes vegades el problema simplement és l’acumulació de fitxers innecessaris.

Abans d’ampliar un pla de hosting o correu, acostuma a valer la pena fer una neteja completa.

Un consell important

Si necessita conservar fitxers importants, una bona pràctica és descarregar-los a l’ordinador o emmagatzemar-los en plataformes com Google Drive, Dropbox o OneDrive.

El correu electrònic no hauria d’utilitzar-se com a emmagatzematge permanent de fitxers pesats.